חברה שערוץ המכירה שלה מבוסס על נקודות מכירה עצמאיות לאנשי מכירות שטח יש חשיבות והשפעה עצומה, הם עמודי התווך ונציגי החברה בנקודות המכירה והיכולות והמיומנויות שלהם ישפיעו באופן ישיר על פעילות החברה שלך ועל הרווחיות.
על מנת להבטיח מקסימום יעילות, חיסכון בזמן והשגת מטרות החברה, תכנון יום העבודה של אנשי מכירות השטח אפקטיבי הוא קריטי.
קיימות מספר גישות לחלוקת תחומי אחריות לאנשי מכירות שטח ואחת מהן והשכיחה ביותר היא אחריות לפי אזור גיאוגרפי..
ניהול אזור גיאוגרפי
מאפשר לאנשי המכירות לבקר ביותר נקודות מכירה בפחות זמן, לצמצם עלויות נסיעה ולהתמקד בהשגת מטרות החברה. האחריות הגיאוגרפית מסייעת בבניית קשרים טובים יותר עם הלקוחות בעלי נקודות המכירה, הבנת הצורך שלהם והכרות מקיפה עם מתחרים והזדמנויות באזור הגיאוגרפי
שלבים מקדימים לתכנון יום העבודה
לפני שפותחים יומן ומציבים בכל יום את נקודות המכירה שכל אחד מאנשי המכירות אמור לבקר בהן, נדרשת הכנה מוקדמת כדי למקסם את האפקטיביות שלהם בכל נקודת מכירה.
1. איסוף מידע מקדים
ראשית בחן את מיקום נקודות המכירה ושעות הפעילות שלהן. לאחר מכן בדוק מי קהל היעד בכל נקודת מכירה, מהם סוגי המוצרים שנמכרים בכל נקודת מכירה ומה הצרכים הייחודיים לכל נקודת מכירה.
כעת, בדוק את היסטוריית הפעילות העסקית ותמהיל המוצרים של החברה שלך בכל נקודת מכירה ונתח האם כל מגוון המוצרים המתאים לנקודת המכירה עפ"י קהל היעד שלה וסוג הפעילות שלה, אכן נרכשים ממך.
2. מסלול ביקורים באזור האחריות
לאחר איסוף המידע, אפשר לבנות את מסלול הביקורים של אנשי המכירות בנקודות המכירה בכל יום בשבוע לפי פרמטרים שונים, כגון:
- קרבה גיאוגרפית: נקודות מכירה הממוקמות בקרבה גיאוגרפית זו לזו קבץ אותן יחד כדי למקסם את מספר נקודות המכירה שאיש המכירות יוכל לבקר בהן בזמן קצוב.
- היקף פעילות נקודת המכירה: נקודות מכירה גדולות ומשמעותיות עשויות לדרוש זמן ביקור ארוך יותר, לכן רצוי להקצות לאיש המכירות יותר זמן בנקודות מכירה אלו.
- תדירות הביקור: לקוחות מסויימים דורשים ביקורים תכופים יותר. ייתכן שנדרש להקדיש להם תשומת לב רבה יותר כדי לבנות להם בטחון באיש המכירות/בחברה/במוצרים או לחילופין מתוך החלטה להגדיל פעילות בנקודת מכירה מסויימת. לכן יש לתכנן בהתאם.
3. תכנון מסלול יומי
אפקטיבי בהתאם לתחום האחריות, ועפ"י היקפי הפעילות של נקודות המכירה באזור עליו אחראי איש המכירות וזמני הפעילות שלהן:
- נקודת התחלה: קובעים את נקודת ההתחלה לכל יום. לרוב זו נקודת המכירה הכי רחוקה מביתו של איש המכירות או נקודת מכירה שהפעילות בה מתחילה מוקדם בבוקר. יחסוך לאיש המכירות זמן פקקים וזמן המתנה לפתיחת נקודת המכירה.
- נקודת סיום: קובעים מהי נקודת הסיום בכל יום, לרוב זו נקודת המכירה הכי קרובה לביתו של איש המכירות או כזו שפעילה בשעות מאוחרות יחסית לנקודות מכירה אחרות..
- שעת התחלה: יש להתחיל מוקדם ככל האפשר כדי להימנע מתנועה כבדה ולנצל את שעות הפעילות המלאות של החנויות.
- הקצאת זמן לכל נקודת מכירה: הערך את הזמן שיידרש לכל פגישה, כולל זמן לשיחות בלתי צפויות, אי זמינות של מנהלי נקודת המכירה (עומס קונים) ו/או פתרון בעיות. את כל אלו יש לקחת בחשבון בתכנון ימי העבודה של איש המכירות.
4. ניהול הזמן ועמידה בלוח הזמנים:
- שמור על לוח זמנים יחד עם זאת תאפשר גמישות: חשוב לשמור על גמישות בלוח הזמנים ולאפשר לאיש המכירות לבצע תכנון מחדש תוך כדי היום בהתאם לשינויים בלתי צפויים.
- תעדוף משימות: במידה ויש עיכובים או שינויים, איש המכירות נדרש לדעת לתעדף את הלקוחות החשובים ביותר.
5. מעקב ועדכון
בסיום כל יום עבודה, אנשי מכירות שטח מתבקשים לבצע מעקב ועדכון של המידע. חשוב מאוד שאנשי מכירות שטח ידווחו טלפונית לממונה שלהם בסיום כל יום היכן ביקרו, את מי פגשו, דברים חשובים שעלו מהשטח, אתגרים שנתקלו בהם וכמובן בהצלחות שהיו להם באותו היום. בנוסף נדרש מהם לעדכן במערכות החברה לצרכי תיעוד ומעקב.
- עדכון פרטי הלקוחות: תיעוד מידע חשוב שנאסף במהלך היום ועדכון פרטי ההזמנות.
- ניתוח ביקורים: ניתוח ההישגים והמטרות שהושגו, ניתוח אי ההצלחות והבנת האתגרים שעלו בנקודות המכירה. כיצד להגדיל את המכירות לנקודות המכירה בלי להציע הנחות והטבות.
סיכום
תכנון יום עבודה אפקטיבי של אנשי מכירות שטח באזור גיאוגרפי הוא מהותי להשגת מטרות החברה, לשיפור היעילות ומתן שירות לקוחות מיטבי. תכנון מסלול יומי יעיל וניהול זמן חכם הם המפתח להצלחה.
