ניהול ישיבת צוות אפקטיבית הינה מנוף למנהלים
להגדלת המכירות, לצמיחה עסקית ולחיבור העובדים למטרות ויעדי החברה.
מנהלים בחברות מובילות, מכירים את העוצמה הניהולית של ישיבת הצוות ומקפידים לקיים ישיבות צוות על בסיס קבוע.
המנכ"ל האגדי של אמזון, ג'ף בזוס,
אמר כי ישיבת צוות יעילה היא כזו שאורכת את הזמן שלוקח לאכול שני מגשי פיצה בלבד.
ניתן ללמוד המון על תפיסתו הניהולית של בזוס דרך ניהולה של ישיבת צוות, על חשיבות ניהול הזמן שלה, ועל מה חשוב להשיג ממנה. כי ישיבת צוות יעילה היא כזו שאורכת את הזמן שלוקח לאכול שני מגשי פיצה בלבד. ניתן ללמוד המון על תפיסתו הניהולית של בזוס דרך ניהולה של ישיבת צוות, על חשיבות ניהול הזמן שלה, ועל מה חשוב להשיג ממנה.
האם ישיבות הצוות שלך יעילות?
ישיבות צוות נתפסות פעמים רבות כזוללות זמן מיותרות. אולם, אם הן מנוהלות נכון הן עשויות להגדיל בצורה ניכרת את האינטראקציה בין המנהלים והעובדים ולרתום את כולם למען מטרה משותפת.
איך תנהל ישיבת צוות אפקטיבית ואיך תמקסם את הפוטנציאל שלה? על כך במאמר שלפניך.
קבל את הטופס
לניהול ישיבת צוות אפקטיבית
בדיוק כמו בחיים, הצלחה יוצרים באמצעות נחישות והתמדה
תזמון קבוע הוא המפתח – קיים את ישיבות הצוות אחת לשבוע ביום ושעה קבועים, בהתאם לצורך ואופי הפעילות.
קביעת מועד קבוע וסגור ביומנים לישיבת הצוות גורמת לעליית חשיבותה בעיני המשתתפים. ישיבה אשר המועד שלה זז בכל פעם מחדש, תייצר תחושה של "עדיפות שנייה" וחשיבותה תפחת בעיני המשתתפים.
קיים את ישיבת הצוות אחת לשבוע,
ביום ובשעה קבועים.
מטרות ישיבת צוות אפקטיבית
- להקשיב לעובדים ולמנהלים.
- לדון על בעיות ואתגרים.
- להציף צרכים ולנסות לתת פתרונות.
- לדווח על קשיים והצלחות, תקלות ובקשות.
- להתעדכן באופן שוטף מהעובדים והמנהלים.
- לדווח על לקוחות ומשימות פתוחות.
- עדכון שוטף על קצב העמידה במטרות וביעדים.
הישיבה אינה הזמן לגיבוש חברתי
או זמן לצחוק אלא מפגש עבודה שאמור להיות מנוהל ביעילות וחותר להשגת תוצרים ברורים.
בנוסף, ישיבת הצוות אינה הבמה לשחרור קיטור ותלונות. יחד עם זאת, תאפשר לאנשי הצוות לשחרר קיטור (עדיף שיקטרו לך ולא אצל הלקוחות), אך הקפד על המינון, שלא תהפוך את ישיבת צוות לישיבת קיטורים.
הקפד על ניהול ישיבת צוות אפקטיבית…
באופן שיטתי הכולל סבב מסודר ומנהול של המשתתפים אשר לקבלת עדכונים, ללמידה, שיתוף, העשרה מקצועית ופרגונים חיוביים להעצמת אנשי המכירות.
במהלך הישיבה תאפשר לכל המנהלים והעובדים
בצוות לקחת חלק פעיל שיחה, בהליכי קבלת ההחלטות ובהגדרת המשימות.
זו ההזדמנות לאפשר להם להתייעץ אחד עם השני ולפתור יחד דילמות או לקבל עזרה הדדית.
קבל את הטופס
לניהול ישיבת צוות אפקטיבית
3 כללים לניהול ישיבת צוות יעילה
להלן מספר חוקי ברזל אשר יקלו עליך לקיים ישיבות
צוות יעילות:
1. על מנת להיות משמעותית, על ישיבת הצוות להתקיים בזמנים קבועים.
2. הבהר למשתתפים כי הישיבה היא בגדר חובה.
3. שתף את המשתתפים מראש בתכני הישיבה ומטרותיה וכן מי משתתף בה
בישיבת הצוות הראשונה…
הצג את מטרות הישיבה וכן את הסיבות לקיום
ישיבה שבועית.
סביר להניח כי בשלב הזה תהיה היענות חלקית של המשתתפים אך לאחר מספר ישיבות, המשתתפים
יתרגלו לפורמט ולמבנה החדשים, לעצם קיומן ויהיו מודעים לעובדה כי לא ניתן להעדר מהן.
בהמשך, הישיבות יהפכו להיות יעילות יותר
והמשתתפים יתרמו יותר מידע ויהיו פעילים במהלכן.
החל מהשיבה השנייה עליך לפעול לפי התהליך
המלא, משלב ההכנות ועד הקפדה על עמידה
בלו"ז שנקבע.
רגע לפני שמתחילים –
כללי מסגרת טרום ישיבה
- הצג את מטרת הישיבה – מהם התכנים שידונו בה (בנוסף לתכני החובה).
- הזמן את המשתתפים להציע נושאים לדיון בישיבת הצוות.
- זמן את המשתתפים הקבועים וכן משתתפים מזדמנים (רלוונטיים לנושא הישיבה).
- 48 שעות לפני הישיבה הקבועה, שלח תזכורת
והצג את מטרת הישיבה והנושאים לדיון. - העבר לכל המשתתפים את כל המידע המוקדם האפשרי שיעזור להם להגיע מוכנים לישיבה.
- וודא כי המיקום שנקבע לישיבת הצוות פנוי
במועד הישיבה.
הכללים לניהול זמן בישיבה עצמה
- פתח את הישיבה בהצגת מטרת ונושאי ישיבת הצוות והמשתתפים (בהתאם לצורך).
- וודא כי הישיבה מתקדמת עפ”י התכנון ובמסגרת לוחות הזמנים שנקבעו.
- מנה אחראי לסיכום הישיבה וכל הנאמר בה (משימות, החלטות ותחומי אחריות שנקבעו).
- הגדר יחד עם המשתתפים אחראי לכל משימה/החלטה ולו”ז לסיום המשימה או עדכון
על קצב ההתקדמות. - לכל נושא תחליטו על פעילות המשך רלוונטית (לביצוע, לדיון בישיבה הבאה, להשלים נתונים).
- אל תשאיר נושא שהוגדר לדיון, ללא שהוצג בישיבה (או הוגדר כמיועד לישיבה הבאה) וללא החלטת המשכיות.
- בסיום הישיבה סכם במילותיך את ישיבת הצוות, עבור על ההחלטות שהוחלטו וודא כי כל אחד
מכיר ומודע למשימה ולתחום האחריות שלו.
הכללים לאחר ישיבת הצוות
על מנת להבטיח כי הישיבה השיגה את מטרתה שלח את סיכום הישיבה לכל המשתתפים: החלטות, תחומי אחריות ולו"ז לביצוע. כמו כן התחל את הישיבה ה באה עם דיווח על ההתקדמות והיישום.
לסיכום:
ניהול ישיבת צוות אפקטיבית נותן לך כלי ניהול ושיטה לבקרה יעילה הנדרשת לכל מנהל.
מסיבה זו יש להקפיד על ניהול ישיבות צוות במועדים קבועים ופגישות עבודה. הדבר דורש ניסיון ומיומנות נרכשת. הקפד על הגדרת ישיבות עבודה קבועות ועל הניהול שלהן כך שיניבו את התוצרים הדרושים.
אני לשירותך, עם כל הניסיון הניהולי העשיר שלי
על מנת לסייע לך לפתח כלי ניהול אפקטיביים
שיזיניקו את היכולות הניהוליות שלך ויגדילו את
המכירות של אנשי המכירות שלך.
